Organización y preparación
Estructura Operativa
El INEGI tiene como base sus unidades administrativas: ámbito central, ámbito regional y ámbito estatal. En el proceso de generación de las estadísticas vitales a nivel nacional participan áreas de estadística e informática en sus tres ámbitos.
En el ámbito central la Dirección de Captación y Procesamiento de Registros Administrativos Sociodemográficos (DCPRAS) tiene la facultad de generar la estadística de nacimientos registrados y la responsabilidad de elaborar la normatividad del proceso de generación de la estadística de nacimientos, desde la viabilidad técnica y económica.
Definición del marco conceptual de la estadística, la elaboración de los manuales e instructivos necesarios para establecer los criterios a seguir para el control y seguimiento de la información; así como la definición de criterios para el tratamiento manual que incluye: la lotificación, crítica-codificación, depuración y foliación; y el tratamiento electrónico de los datos, como son: la elaboración de criterios de captura, la validación automática y la definición del contenido y presentación de los reportes de control para cada etapa del proceso, hasta la evaluación del proceso de producción.
La DCPRAS interactúa con la dirección de informática (DI) de la Dirección General de Estadísticas Sociodemográficas (DGES), la cual es responsable de desarrollar herramientas de software y su mantenimiento a partir de los requerimientos diseñados por la DCPRAS para coadyuvar al desarrollo de los sistemas informáticos específicos.
También colabora con distintas áreas de la Dirección General de Comunicación, Servicio Público de Información y Relaciones Institucionales (DGCSPIRI) para llevar a cabo carga en la página del INEGI de los productos con los que se divulga la información.
Dirección Regional
Cada dirección regional comprende entre tres o cuatro entidades federativas, donde se ubican las coordinaciones estatales, con excepción de la dirección regional centro que comprende únicamente la coordinación estatal Ciudad de México.
El departamento regional de estadística tiene la responsabilidad de coordinar y supervisar las actividades que desarrolla cada coordinación estatal, respecto a la captación, recolección y procesos primarios de la información.
Por lo anterior, mantiene estrecha comunicación con el personal de informática regional para la conclusión de los procesos.
Una vez concluido el procesamiento de información, colabora en el análisis de tendencias para la aceptación del archivo estatal por parte de oficina central en preparación para la integración del archivo nacional.
Coordinación Estatal
En cada Coordinación Estatal, se encuentra un Departamento de Integración, Análisis y Operativos Especiales, quien se encarga de captar la información impresa o digital en las fuentes informantes, da seguimiento a la cobertura de la captación y analiza la integridad y congruencia de los datos que recibe. También capacita al personal de las fuentes informantes en relación con los formatos de control y sobre la información que entrega al INEGI y realiza los trabajos del tratamiento manual y procesamiento de la información.
Cabe señalar que el personal de las direcciones regionales y coordinaciones áreas estatales no sólo realizan actividades relacionadas con la generación de las estadísticas vitales, sino que participan en la producción de otros proyectos del INEGI.
El procedimiento de captación
El registro de nacimiento inicia cuando los padres o el interesado se presenta(n) ante el registro civil a tramitar el acta de nacimiento, a partir del certificado de nacimiento.
El plazo para el registro del nacimiento se encuentra establecido en el código civil de cada entidad federativa, se recomienda que se realice después de ocurrido el nacimiento, ya que el informante puede olvidar información o bien omitir la declaración total del hecho.
El procedimiento de captación se establecen acuerdos entre el INEGI y la fuente informante en relación con la frecuencia en la entrega de información, así como el lugar de entrega y formato de la información (impresa o digital).
Procedimiento de captación para la información captada en forma impresa
Las actas de nacimiento son llenadas con un original y cuatro copias, la última copia es enviada al área estatal del INEGI.
El responsable del registro civil debe entregar dentro de los primeros diez días hábiles de cada mes a la coordinación estatal del INEGI, paquetes con las copias de los formatos de captación de los nacimientos que hubiera registrado durante el mes anterior, anexando su respectiva forma de control, donde se indica, el número de actas que contiene cada paquete, fecha a la que corresponde la información y el número consecutivo de las actas.
Las fuentes informantes que no inscribieron ningún hecho vital o civil, en un determinado mes, deben llenar otro formato de control denominado "certificado cero" y entregarlo al representante del INEGI en el momento en que se realiza la recolección.
Procedimiento de captación para información recibida en formato digital.
Las oficialías del registro civil, entregan los archivos con la información correspondiente, según el periodo de entrega acordado con el responsable la coordinación estatal del INEGI, quien también establece acuerdos con el personal de los organismos centrales de las fuentes informantes -en este caso con el personal de las direcciones estatales del Registro Civil-, para definir si la información se concentrará en un sólo lugar para su recepción o se tendrá que visitar personalmente alguna oficialía, especialmente las que se ubican muy alejadas de las zonas urbanas, o cuando existen problemas de retraso en la entrega de la información.