Edición de Datos
EL PROCEDIMIENTO DE CAPTACIÓN
Las estadísticas de defunciones generales y fetales tienen como insumo los registros administrativos de eventos captados en certificados, actas o cuadernos de defunciones.
El procedimiento de captación inicia cuando ocurre alguno de los hechos vitales y es registrado en las Oficialías del Registro Civil, Agencias del Ministerio Público o Servicio Médico Forense (CEMEFO), quienes son las fuentes informantes de las defunciones que son parte de las estadísticas vitales:
DEFUNCIONES. Cuando se levanta el certificado de defunción y se tramita el acta de defunción correspondiente en el Registro Civil, así como también cuando interviene la Agencia del Ministerio Público.
MUERTES FETALES. Se captan por medio de certificados que se levantan en hospitales y se tramita el permiso de inhumación en el Registro Civil quien concentra y proporciona al INEGI.
El responsable de la fuente informante debe entregar durante los primeros diez días hábiles de cada mes al área estatal de estadística del INEGI, las copias de los formatos de captación de cada hecho vital que registró durante el mes, anexando su respectiva forma de control donde se indica el tipo de hecho vital, número de actas que contiene cada paquete, fecha a la que corresponde la información y el número consecutivo de las actas.
Las fuentes informantes que no inscribieron ningún hecho vital o civil en un determinado mes, deben llenar otro formato de control denominado ''certificado cero", el cual entregan con los demás paquetes. Este procedimiento de captación también se aplica para las Agencias del Ministerio Público.
LOS CONTROLES DE CAPTACIÓN
El seguimiento a la producción de la información de las estadísticas de defunciones generales y fetales se realiza a través de:
1. Directorio de fuentes informantes. consiste en una lista que permite la identificación o localización de las instituciones públicas que proporcionan información al Instituto.
. Clave de la fuente
. Nombre de la fuente
. Tipo de establecimiento
. Nombre del responsable
. Institución o dependencia de adscripción
. Teléfono
. Domicilio
. Localidad o colonia
. Municipio
. Entidad federativa
. Teléfono y extensión
. Estadísticas que reporta
El área estatal es quien mantiene actualizado el directorio, por lo que cada alta o baja de fuente informante, debe registrarlo en el directorio indicando tipo de movimiento: alta, cambio, baja temporal o definitiva de la fuente informante.
. Fecha de inicio de operaciones
. Fecha en que procede el movimiento
. En caso de baja temporal fecha probable de reinicio
2. Remisión de formatos estadísticos que envía la fuente informante
Consiste en una nota de remisión que acompaña a los certificados, actas o cuadernos de defunción que entrega la fuente informante, contiene datos de identificación del área estatal del INEGI, del remitente y su firma; así como la descripción del contenido del paquete: clave de la fuente, estadística que reporta, mes y año al que corresponde la información, total de actas, certificados o cuadernos; además, se señala si la información está completa o incompleta.
3. Certificado Cero
Este formato de control es enviado por la fuente informante al área estatal del INEGI, cuando en un determinado mes no se registró ninguna defunción y es utilizado como nota de remisión.
4. Recolección
Se realiza el seguimiento a la recolección de certificados, actas y cuadernos de defunción por mes y año de registro y fuente informante con la finalidad de garantizar la cobertura del hecho vital, es por ello que es importante identificar:
- Fuentes informantes oportunas, aquellas que entregan la información conforme a lo establecido por las instituciones y el INEGI.
- Fuentes informantes morosas, aquellas que registraron alguna defunción general o muerte fetal y que no han proporcionado información al Instituto.
- Fuentes informantes sin registro de ninguna defunción general o total.
5. Fuentes Automatizadas.
Al recibir archivos de fuentes automatizadas de las Agencias del Ministerio Público, el responsable del área estatal debe:
- Verificar que la estructura del archivo sea de acuerdo a los requerimientos del INEGI.
- Garantizar la congruencia de la información.
- Garantizar que esté completa la codificación de las variables geográficas y causa básica de la defunción.
- Garantizar que no existan registros duplicados.
- Incluir clave de la fuente del INEGI.
- Integrar observaciones para que el responsable o jefe de departamento lo notifique a la fuente.
EL TRATAMIENTO MANUAL DE LA INFORMACIÓN
Derivado de la demanda de información oportuna que permita analizar la mortalidad en el país, fue necesario replantear los procesos para defunciones generales:
- Descentralizar la producción estadística de las defunciones accidentales y violentas a las coordinaciones estatales del INEGI.
- Mantener el control y seguimiento de la información recolectada por fuente informante.
- Selección de la causa básica de muerte de manera manual de las defunciones accidentales y violentas.
- Desarrollar un sistema de captura para las defunciones accidentales y violentas.
En este apartado se establecen las actividades que realizan las coordinaciones estatales en el tratamiento manual, para defunciones generales e incluye los cambios en el proceso:
1. Se realiza la lotificación que consiste en clasificar la información por tipo de información que se recibe para integrar paquetes de hasta 300 casos considerando lo siguiente:
- Por fuente informante.
- Por modelo y tipo de formato.
- Por mes y año de registro.
Se separa por tipo de defunción:
- Defunciones por causas naturales.
- Defunciones accidentales y violentas.
2. Posteriormente, se registra mensualmente en una aplicación informática denominada (SISEDES) Sistema de Seguimiento de las Estadísticas Demográficas y Sociales, con el propósito de tener un control de la cobertura, los avances de la recolección y llevar el seguimiento de las fuentes morosas.
Con el propósito de diferenciar las defunciones generales por causa natural de las defunciones accidentales y violentas, se consideran los paquetes, y defunciones naturales. Va del 1 al N.
3. Se realiza la crítica-codificación, tarea que consiste en revisar que la información esté completa y sea congruente, así como la asignación de códigos a los datos registrados en forma textual.
También se realiza la selección y codificación de la causa de muerte para las defunciones accidentales y violentas.
4. Se turna la información a la fase de foliación, que consiste en aplicar un número consecutivo a cada formato por paquete.
Para defunciones fetales:
1. Se registra la recolección.
2. Se realiza la lotificación.
3. Se registran los paquetes
4. Se lleva a cabo la crítica-codificación incluyendo causa básica de la muerte.
5. Se realiza la foliación.
EL PROCESAMIENTO ELECTRÓNICO
El procesamiento electrónico de la información se realiza en las áreas de informática regional al término del tratamiento manual, o bien, en las coordinaciones estales; cabe señalar que:
- Las defunciones por causas naturales y muertes fetales se capturan en el Sistema Integral de Mortalidad.
- Las defunciones por causa externa en el Sistema de Captura de Defunciones Accidentales y Violentas.
Esta etapa incluye las siguientes actividades:
1. Captura de datos, esta actividad incluye un proceso de verificación que consiste en una captura secundaria o doble captura.
Para el caso de defunciones accidentales y violentas, se captura también la causa básica de muerte.
2. Se depuran posibles casos duplicados en ambos sistemas. Para el caso de defunciones naturales, se genera un archivo con variables seleccionadas para su procesamiento en el sistema de codificación de causa de muerte. Posteriormente, se integra nuevamente al sistema para incluir la causa básica de muerte.
3. Para las defunciones naturales y fetales se genera el archivo del reporte de causa, sexo y edad, se revisa y se corrige, una vez capturadas las correcciones, se envían los archivos estatales a oficina central, donde se continúan los procesos.
4. Finalmente, los archivos de defunciones naturales y muertes fetales se envían y reciben en oficinas centrales, debido a que las defunciones accidentales y violentas, se tienen en un servidor central.
5. Se presenta información preliminar de Homicidios.
6. Se integran en una sola base las defunciones naturales y accidentales y violentas.
7. En oficina central, la información es sometida a una segunda revisión, así como también se realiza la confronta con la Secretaría de Salud de las defunciones maternas, menores de 5 años y de vigilancia epidemiológica.
8. Para el caso de información recibida en archivo, se da la estructura conforme a la base de datos de defunciones generales, para su integración en la base nacional.
9. En oficina central se aplica la validación e imputación, se generan frecuencias simples, para revisar la información.
10. Liberadas las bases de datos de defunciones generales y fetales, se difunden resultados.
Organización y preparación
LA ESTRUCTURA OPERATIVA
En el INEGI, se realiza el proceso de generación de las estadísticas vitales, a través de sus diez direcciones regionales ubicadas en el territorio nacional.
Cada una comprende entre tres y cuatro entidades federativas, las que a su vez cuentan con oficinas estatales, con excepción de la dirección regional centro, en el Distrito Federal.
En cada oficina estatal se encuentra un responsable de las estadísticas continuas, quien se encarga de la recolección de la información y el seguimiento a las fuentes informantes, así como de realizar y/o coordinar los trabajos de tratamiento manual y verificación de archivos, cuando la información se reciba de esta forma.
En las direcciones regionales, la subdirección de control y desarrollo estadístico capacita, supervisa y coordina los trabajos que se realizan en las áreas estatales; asimismo, distribuye y supervisa el trabajo del jefe de oficina y del personal técnico-operativo que participa en el tratamiento manual (cuando colabora en la realización de estas actividades con la coordinación estatal).
El personal de estadística de las direcciones regionales mantiene estrecha comunicación con el personal del área de informática regional, donde se lleva a cabo el tratamiento electrónico de la información. En esta etapa participan capturistas, supervisores y jefes de departamento de procesos.
En la estructura del Instituto en la Oficina Central, la Dirección General Adjunta de Encuestas Sociodemográficas y Registros Administrativos (DHAESyRA), perteneciente a la Dirección General de Estadísticas Sociodemográficas (DGES), tiene la responsabilidad de elaborar la normatividad del proceso de generación de las estadísticas vitales, coordinar, capacitar al personal involucrado y supervisar las actividades que se realizan durante el proceso; así como la integración de las cifras nacionales y la definición del contenido, estructura y forma de difundir la información en medios impresos, magnéticos, ópticos e internet.
La normatividad del proceso se refiere a la definición de los procedimientos operativos del diseño conceptual de cada estadística, e incluye la elaboración del glosario, el esquema de temas, categorías, variables y clasificaciones, así como la elaboración de criterios que se ven plasmados en la elaboración de los manuales e instructivos necesarios para establecer los lineamientos a seguir para el control y seguimiento de la información; la definición de criterios para el tratamiento manual incluye la lotificación, crítica-codificación, depuración y foliación y el tratamiento electrónico de los datos, como son: la elaboración de criterios de captura, la validación e imputación automática y la definición del contenido y presentación de los reportes de control para cada etapa del proceso, y la definición del plan de tabulados correspondiente.
La Dirección de Investigación y Desarrollo de Tecnologías de Información y Comunicaciones (DIDTIC) forma parte de la Dirección General de Administración (DGA); tiene como responsabilidad dirigir, coordinar, administrar, controlar y supervisar el diseño, desarrollo, implantación y mantenimiento de sistemas de cómputo, garantizando la calidad en los sistemas de las estadísticas sociodemográficas, con el fin de generar información acorde a las políticas y procedimientos establecidos.
Asimismo, en esta dirección y en las coordinaciones estatales se lleva a cabo el desarrollo de sistemas de cómputo para apoyar el control de la producción regional y estatal, diseñar flujos de sistemas y procesos, y la elaboración de documentos que aseguren el óptimo control de la información y el uso de recursos, tanto en el desarrollo como en la operación de sistemas.