Edición de Datos
ORGANIZACIÓN PARA EL PROCESAMIENTO
En cuanto a la organización para el proceso de los datos es necesario mencionar que se recibe información impresa o en archivo electrónico.
Las actividades que se realizan en el tratamiento de la información en la estadística de nacimientos son las siguientes:
1. El personal de la Coordinación Estatal garantiza que la recolección de la información sea completa con el registro mensual en el Sistema de Control, con lo cual confirma que las fuentes le suministran cada mes el total de las actas expedidas, esto se complementa revisando que el número de actas incluidas en el paquete sea consecutivo al interior del mismo mes y respecto al último número de acta entregado por la misma fuente en el mes anterior. En caso de tener fuentes morosas o actas faltantes, solicita la documentación respectiva.
2. Sobre la información recibida tanto en medio impreso como electrónico, se realiza el diagnóstico para verificar la integridad y consistencia de los datos; con lo cual identifica las necesidades de asesoría que requieren las fuentes informantes para mejorar la calidad.
3. Realiza la lotificación de la información impresa, que consiste en identificar lo proveniente de cada fuente por mes, a fin de garantizar que se integre al proceso manual y electrónico.
4. Una vez que se tiene garantizado el contenido de cada paquete, procede a realizar la crítica codificación y captura como lo indican los manuales respectivos, con el objeto de prepararla para el proceso electrónico. Dicha función consiste en lo siguiente:
CRÍTICA. Es la revisión de los datos asentados en el acta de nacimiento, con la finalidad de aplicar criterios de limpieza y validación que permitan tener una información más clara y congruente.
CODIFICACIÓN. Es la asignación de las claves o códigos que correspondan a la información reportada debidamente criticada, así como la anotación de éstas en los espacios destinados para ello, en la banda de codificación del acta.
CAPTURA. Es la introducción de los datos a una aplicación por medio electrónico.
Durante este proceso se identifican registros que pueden corresponder a otra clase como son adopciones o reconocimientos, por lo tanto, son cancelados y se actualiza el contenido del paquete y el registro en el Sistema de Control.
5. Una vez garantizado el contenido del paquete, se realiza la foliación de cada documento para asegurar que se integre al proceso electrónico.
6. En cuanto a la información recibida en medios electrónicos, la codificación se realiza de manera automática, con los textos informados en las variables geográficas y la información general (fuera de rango) y si alguna descripción no es reconocida por el catálogo, se genera el reporte para su codificación manual.
EL PROCESAMIENTO DE DATOS
El procesamiento electrónico de la información impresa se realiza al término del tratamiento manual, con las siguientes actividades:
1. La captura de datos para información impresa, incluye un proceso de verificación que consiste en una doble captura, misma que realiza una persona diferente a la que hizo la captura inicial.
2. Se procede a integrar la información impresa y la automatizada (si es el caso) con lo cual se obtiene el archivo estatal, el cual se somete a procesos electrónicos que permiten asegurar el volumen global y específico por fuente, posteriormente se procede a realizar la validación automática.
3. Durante estos procesos se generan los reportes de cifras de control, de validación y de los rangos por variable para su revisión y liberación por parte del departamento regional de estadística.
4. Cuando la información ha sido revisada y aprobada por el Departamento Regional de Estadística, es enviada a Oficina Central para integrar el archivo nacional.
5. Al integrar los 32 archivos estatales, se obtienen el archivo nacional de la estadística de nacimientos y se genera el plan nacional de tabulados.
6. Una vez aprobado el archivo nacional, en Oficina Central se elaboran los productos de difusión, se da respuesta a los sistemas de información y requerimientos especiales.
LOS CONTROLES DE PROCESAMIENTO
La diversidad de procedimientos vigentes en la generación de la estadística de nacimientos conlleva una mayor especificación en los pasos a seguir para una correcta liberación de la información estatal y nacional y por lo tanto, garantizar una mayor calidad en la información que se difunde.
Los reportes que se obtienen en cada etapa del proceso, son los siguientes:
CAPTURA. Relación de número de paquetes capturados y relación de fuentes informantes y casos recibidos en archivos (ambos reportes presentan las cifras de control).
INCONGRUENCIAS DE CAPTURA. Permite corregir algunas incongruencias detectadas en la información, ocasionadas por algún error en la captura y/o en la crítica-codificación.
VALIDACIÓN AUTOMÁTICA. Para la información proveniente de fuentes automatizadas se generan reportes de la información que no se codificó automáticamente y de la que tiene valores fuera de rango, con el propósito de codificarla manualmente y/o corregir los códigos erróneos; una vez capturada se genera el reporte de acumulado por fuente informante, con el fin de revisar la cobertura de la recolección por fuente.
Posteriormente se valida la información y se genera el reporte de validación, que indica las condiciones y características de los datos capturados de cada variable y el número de veces que requirió la aplicación de algunos de los criterios de limpieza, así como la corrección o imputación realizada y los valores de la información antes y después de su procesamiento.
Como insumo para revisar y liberar la información, se generan reportes de frecuencias simples después de imputar y los planes de tabulados correspondientes.
Por último, se elabora el reporte de tendencias de la información, donde se analiza el comportamiento de variables seleccionadas, para un periodo de seis años.
Automatización del Registro Civil y la entrega de archivos electrónicos.
El Sistema Nacional del Registro Civil en la actualidad se encuentra en proceso de modernización y ha dado lugar a la incorporación de tecnología y sistemas informáticos para el mejoramiento en el registro de los hechos que inscribe. Las direcciones estatales del Registro Civil que se han automatizado han modificado el procedimiento de entrega de la información que periódicamente proporcionan al INEGI, ya que tradicionalmente daban copia en papel del acta que levantaban y ahora entregan un archivo de datos en medios electrónicos.
Para el INEGI este proceso de automatización ha provocado definir con precisión las características de la información y el lenguaje computacional en el que se reciben los archivos. Asimismo, establecer una comunicación en forma directa con personal responsable del desarrollo del sistema en el registro civil, con el fin de que la base de datos que proporcione cumpla con las necesidades del Instituto.
Cabe señalar que a nivel nacional los avances en la automatización del Registro Civil, no han sido homogéneos, a pesar de que algunas entidades federativas iniciaron la captura histórica de su información en 1992, solamente una entidad inició la entrega en archivo de su información en 1993 y paulatinamente se han incorporado otras entidades federativas si bien actualmente todas las entidades reciben información de manera electrónica aún hay fuentes dentro de una misma entidad que les entregan la información de manera tradicional.
Organización y preparación
Estructura Operativa
El INEGI tiene como base sus unidades administrativas: ámbito central, ámbito regional y ámbito estatal. En el proceso de generación de las estadísticas vitales a nivel nacional participan áreas de estadística e informática en sus tres ámbitos.
En el ámbito central interactúan la Dirección de Registros Administrativos y la Dirección de Informática, la primera tiene la facultad de generar la estadística de nacimientos y la responsabilidad de elaborar la normatividad del proceso de generación de la estadística de nacimientos, coordinar, capacitar al personal involucrado y supervisar las actividades que se realizan durante el proceso; así como la integración de las cifras nacionales y la definición del contenido, estructura y forma de difundir la información en medios magnéticos, ópticos o Internet.
En ésta área se establece la normatividad técnica del proceso, el cual se refiere a la definición del marco conceptual de la estadística, la elaboración de los manuales e instructivos necesarios para establecer los criterios a seguir para el control y seguimiento de la información; así como la definición de criterios para el tratamiento manual que incluye: la lotificación, crítica-codificación, depuración y foliación; y el tratamiento electrónico de los datos, como son: la elaboración de criterios de captura, la validación automática y la definición del contenido y presentación de los reportes de control para cada etapa del proceso, así como la definición del plan de tabulados correspondiente.
En la Dirección de Informática en la DGES tiene como responsabilidad dirigir, coordinar, administrar, controlar y supervisar el diseño, desarrollo, implantación y mantenimiento de sistemas de cómputo, garantizando la calidad en los sistemas de las estadísticas sociodemográficas, con el fin de generar información acorde a las políticas y procedimientos establecidos.
Asimismo, en esta dirección se lleva a cabo el desarrollo de sistemas de cómputo para apoyar el control de la producción regional, diseñar flujos de sistemas y procesos, así como la elaboración de documentos que aseguren el óptimo control de la información y el uso de recursos, tanto en el desarrollo como en la operación de sistemas.
Dirección Regional
Cada Dirección Regional comprende entre tres o cuatro Entidades Federativas, donde se ubican las Coordinaciones Estatales, con excepción de la Dirección Regional Centro que comprende únicamente la Coordinación Estatal Ciudad de México.
El Departamento Regional de Estadística, tiene la responsabilidad de coordinar y supervisar las actividades que desarrolla cada Coordinación Estatal, respecto a la captación, recolección y procesos primarios de la información. Asimismo, libera los archivos estatales a fin de que cada entidad federativa pueda disponer de cifras preliminares.
Por lo anterior, mantiene estrecha comunicación con el personal de informática regional para la conclusión de los procesos. Una vez terminado el tratamiento electrónico, se envían los reportes y tabulados correspondientes al área estadística para su revisión y aprobación.
Coordinación Estatal
En cada Coordinación Estatal, se encuentra un Departamento de Integración, Análisis y Operativos Especiales, quien se encarga de recolectar los paquetes y/o archivos electrónicos de las fuentes informantes, da seguimiento a la cobertura e integridad de los datos, capacita al personal y coordina los trabajos del tratamiento manual y/o electrónico de la información, diagnóstica la congruencia de la información de los instrumentos de captación.
Cabe señalar que el personal de las Direcciones Regionales y Áreas Estatales no sólo realizan actividades relacionadas con la generación de las estadísticas vitales, sino que participan en la producción de otros proyectos del INEGI.
El procedimiento de captación
El procedimiento de captación inicia cuando ocurre un hecho vital o civil y es registrado en la Oficialía del Registro Civil.
Para la estadística de Nacimientos, el proceso de captación inicia cuando los padres o el interesado se presenta(n) ante el Registro Civil a tramitar el acta de nacimiento mediante documentos que hagan constar el suceso, los cuales pueden ser la constancia de alumbramiento, certificado de nacimiento, cartilla de vacunación o fe de bautismo.
El plazo para el registro del nacimiento se encuentra establecido en el Código Civil de cada entidad federativa, se recomienda que se realice después de ocurrido el nacimiento, ya que el informante puede olvidar información o bien omitir la declaración total del hecho.
Procedimiento de captación para los Registros Civiles sin automatizar
Las actas de nacimiento son llenadas con un original y cuatro copias, la última copia es enviada al área estatal del INEGI.
El responsable del Registro Civil debe entregar dentro de los primeros diez días hábiles de cada mes a la Coordinación Estatal del INEGI, paquetes con las copias de los formatos de captación de cada hecho vital que hubiera registrado durante el mes anterior, anexando su respectiva forma de control, donde se indica el hecho al que corresponde la información, número de actas que contiene cada paquete, fecha a la que corresponde la información y el número consecutivo de las actas.
Las fuentes informantes que no inscribieron ningún hecho vital o civil, en un determinado mes, deben llenar otro formato de control denominado "certificado cero" y entregarlo al representante del INEGI en el momento en que se realiza la recolección.
Procedimiento de captación para los Registros Civiles automatizados
Las Oficialías del Registro Civil que se encuentran automatizadas, entregan los archivos con la información correspondiente, según el periodo de entrega acordado con el responsable la Coordinación estatal del INEGI, quien también establece acuerdos con el personal de los organismos centrales de las fuentes informantes -en este caso con el personal de las direcciones estatales del Registro Civil-, para definir si la información se concentrará en un sólo lugar para su recepción o se tendrá que visitar personalmente alguna oficialía, especialmente las que se ubican muy alejadas de las zonas urbanas, o cuando existen problemas de retraso en la entrega de la información.