Organización y preparación
Estructura Operativa
El INEGI tiene como base sus unidades administrativas: ámbito central, ámbito regional y ámbito estatal. En el proceso de generación de las estadísticas vitales a nivel nacional participan áreas de estadística e informática en sus tres ámbitos.
En el ámbito central interactúan la Dirección de Captación y Procesamiento de Registros Administrativos y la Dirección de Informática en la Dirección General de Estadísticas Sociodemográficas, la cual tiene la facultad de generar la estadística de matrimonios y la responsabilidad de elaborar la normatividad del proceso de generación de la estadística de matrimonios, coordinar, capacitar al personal involucrado y supervisar las actividades que se realizan durante el proceso; así como la integración de las cifras nacionales y la definición del contenido, estructura y forma de difundir la información en medios magnéticos, ópticos o Internet.
En ésta área se establece la normatividad técnica del proceso, el cual se refiere a la definición del marco conceptual de la estadística, la elaboración de los manuales e instructivos necesarios para establecer los criterios a seguir para el control y seguimiento de la información; así como la definición de criterios para el tratamiento manual que incluye: la lotificación, crítica-codificación, depuración y foliación; y el tratamiento electrónico de los datos, como son: la elaboración de criterios de captura, la validación e imputación automática y la definición del contenido y presentación de los reportes de control para cada etapa del proceso, así como la definición del plan de tabulados correspondiente.
En la Dirección de Informática en la Dirección General de Estadísticas Sociodemográficas tiene como responsabilidad dirigir, coordinar, administrar, controlar y supervisar el diseño, desarrollo, implantación y mantenimiento de sistemas de cómputo, garantizando la calidad en los sistemas de las estadísticas sociodemográficas, con el fin de generar información acorde a las políticas y procedimientos establecidos.
Asimismo, en esta dirección se lleva a cabo el desarrollo de sistemas de cómputo para apoyar el control de la producción regional, diseñar flujos de sistemas y procesos, así como la elaboración de documentos que aseguren el óptimo control de la información y el uso de recursos, tanto en el desarrollo como en la operación de sistemas.
Dirección Regional
Cada Dirección Regional comprende entre tres o cuatro Entidades Federativas, donde se ubican las Coordinaciones Estatales, con excepción de la Dirección Regional Centro que comprende únicamente la Ciudad de México.
El Departamento de Registros Administrativos Sociodemográficos, tiene la responsabilidad de coordinar y supervisar las actividades que desarrolla cada Coordinación Estatal, para detectar inconsistencias u omisiones en las etapas de los procesos, empleando los documentos normativos establecidos por Oficinas Centrales y de esta manera orientar en cualquier situación que se presente.
El proceso de seguimiento y supervisión abarca la revisión de:
· Recolección
· Control de avance de captura
· Casos recibidos
· Avance mensual
· Tendencias
Coordinación Estatal
En cada Coordinación Estatal, se encuentra un Departamento de Integración Análisis y Operativos Especiales, quien se encarga de recolectar los paquetes y/o archivos electrónicos de las fuentes informantes para su revisión, capacita al personal de las fuentes informantes sobre el correcto llenado de los formatos de control (Certificado Cero, PEC-6-60 y PEC-6-62) y sobre la captación de los datos estadísticos. Elabora paquetes con la información recibida por cada fuente; realiza la captura conforme a la pantalla, modelo y estadística.
Cabe señalar que el personal de las Direcciones Regionales y Áreas Estatales no sólo realiza actividades relacionadas con la generación de las estadísticas vitales, sino que participan en la producción de otros proyectos del INEGI.
Procedimiento de captación para los Registros Civiles automatizados
Las Oficialías del Registro Civil de las que se reciben datos en medios magnéticos, entregan los archivos con la información correspondiente, según el periodo de entrega acordado con el responsable de la coordinación estatal del INEGI, quien también establece acuerdos con el personal de los organismos centrales de las fuentes informantes -en este caso con el personal de las direcciones estatales del Registro Civil-, para definir si la información se concentrará en un solo lugar para su recepción o se tendrá que visitar personalmente alguna oficialía, especialmente las que se ubican muy alejadas de las zonas urbanas, o cuando existan problemas de retraso en la entrega de la información.
Procedimiento de captación para los Registros Civiles sin automatizar
Las actas de matrimonio son llenadas con un original y cuatro copias, la última copia es enviada al área estatal del INEGI.
El responsable del Registro Civil debe entregar dentro de los primeros diez días hábiles de cada mes, a la coordinación estatal del INEGI, paquetes con las copias de los formatos de captación de cada hecho vital que hubiera registrado durante el mes anterior, anexando su respectiva forma de control, donde se indica el hecho al que corresponde la información, número de actas que contiene cada paquete, fecha a la que corresponde la información y el número consecutivo de las actas.